Henkilöstölahja – verovapaa vai ei?

Kiitoskauppa on henkilöstön kiittämiseen ja muistamiseen erikoistunut yritys ja meiltä kysytään säännöllisesti henkilöstölahjojen verotukseen liittyviä kysymyksiä. Tässä artikkelissa esittelemme yleisimmät henkilöstölahjat ja niitä koskevat säännöt konkreettisten esimerkkien avulla.

1. Kollektiivinen henkilöstölahja

Useimmat yritykset muistavat henkilöstöään kollektiivisella lahjalla esim. jouluna tai vaikka syksyn kick-off lahjana. Koko henkilöstölle annettava lahja on saajalleen verovapaa kunhan seuraavat kriteerit täyttyvät:

• Lahjan tulee olla kollektiivinen eli se annetaan kaikille samanlaisena.
• Lahja on arvoltaan enintään 100 € (sisältäen arvonlisäveron). Jos työnantaja antaa kalenterivuoden aikana useampia lahjoja, näiden lahjojen yhteenlaskettu arvo ei saa ylittää tuota rajaa.
• Lahjan tulee olla työnantajan valitsema; esine, palvelu tai yksilöity lahjakortti. Rahana tai rahaan verrattavana suorituksena annetut lahjat ovat kuitenkin aina työntekijän palkkaa.
• Työnantajan antamat lahjakortit voivat olla verovapaita, jos työnantaja on selvästi rajannut lahjakortin käyttökohteen tietystä paikasta hankittavaan esineeseen tai palveluun (esim. Kiitoskaupan lahjakortit). Lahjan verovapauden kannalta ei ole merkitystä, minkä lahjan työntekijä valitsee työnantajan rajaamista vaihtoehdoista.
• Lahjakortit, jotka oikeuttavat ostamaan mitä tahansa tuotteita tai palveluja kyseisestä paikasta, ovat kuitenkin veronalaisia. Tällaisia lahjakortteja ovat esimerkiksi yksilöimättömät tavaratalojen lahjakortit.
• Ks. tarkemmat ohjeet Verohallinnon sivuilta.

2. Työntekijän merkkipäivälahjat

Lähes kaikki yritykset, joiden kanssa olemme keskustelleet, muistavat työntekijöitään merkkipäivinä. Käytännöt muistamisen suhteen vaihtelevat suuresti, mutta seuraavat ehdot pitää täyttyä, että lahja on saajalleen verovapaa:

• Työntekijän tavanomaisia merkkipäiviä ovat esimerkiksi 40-, 50-, 60- ja 70-vuotissyntymäpäivät. Sen sijaan esimerkiksi 65-vuotispäivänä annettua lahjaa ei ole oikeuskäytännössä hyväksytty verovapaaksi.
• Työntekijän merkkipäiviä ovat myös hääpäivä, pitkäaikaiseen palvelukseen perustuva merkkipäivä (10 vuotta tai enemmän) ja eläkkeelle siirtyminen.
• Työntekijän merkkipäivän johdosta annetun lahjan kohtuullinen arvo on enintään työntekijän 2 viikon bruttopalkkaa vastaava määrä. Jos työnantajalla on vakiintunut merkkipäivälahjakäytäntö tai -ohjeistus, jonka mukaan työntekijöille annettavien merkkipäivälahjojen arvo on yllä mainittua pienempi, niin tällaisessa tapauksessa lahjan arvo ei voi vaihdella työntekijästä riippuen siten, että joillekin annetaan työnantajan ohjeistuksen arvoinen lahja ja toisille tätä suurempi.
• Lahjaksi voidaan antaa erilaisia esineitä, pääsylippuja, palveluja ja yksilöidyn esineen tai palvelun ostoon tarkoitettuja lahjakortteja. Rahana tai siihen verrattavana suorituksena työnantajalta saatu lahja on työntekijän palkkaa.
• Merkkipäivälahjan tulee olla työnantajan valitsema. Työntekijän vapaasti valittavissa oleva esinelahja tai palvelu on rahaan rinnastettava suoritus. Esim. Kiitoskaupan lahjakorttien rajattu valikoima on sallittu.
• Ks. tarkemmat ohjeet Verohallinnon sivuilta.

3. Työantajan merkkipäivät

Työnantajan merkkipäiviä ovat yrityksen ikään liittyvät merkkipäivät. Työnantajan merkkipäivän kunniaksi työntekijälle annettavan lahjan arvo ei voi olla yhtä suuri kuin työntekijän omana merkkipäivänä saama lahja. Lahjan arvon on oltava sama koko henkilökunnalle. Muuten lahjaa koskevat samat säännöt kuin em. työntekijän merkkipäivälahjoja.

4. Työntekijän läksiäislahja

Läksiäislahja tulkitaan ns. vähäiseksi muuksi lahjaksi, kun antamiskäytäntö koskee koko henkilökuntaa. Työntekijän saama vähäinen muu lahja on verovapaa, jos se on saatu muuna kuin rahana tai siihen verrattavana suorituksena ja käytäntö koskee koko henkilökuntaa.

5. Yksittäisen työntekijän tai tiimin pikapalkitseminen

Työsuoritteeseen perustuva pikapalkitseminen tulkitaan aina saajalleen ansiotuloksi ja on siten veronalaista tuloa. Pikapalkitseminen on kuitenkin tehokas ja edullinen tapa motivoida henkilöstöä ja rakentaa työnantajamielikuvaa. Pikapalkitsemisen veroseuraamus saajalleen kannattaa ottaa huomioon palkintoa annettaessa ja korvata tämä saajan palkassa annettavan lahjan lisäksi, esim. 20 €:n lahjan lisäksi henkilölle maksetaan 9 € lisäpalkkaa kattamaan lahjan verot (tässä oletuksena veroprosentti 30 %). Lue lisää pikapalkitsemisesta artikkelissamme Pikapalkitseminen hajautetussa organisaatiossa – esittelyssä Kuntien Tiera

Toivottavasti tämä artikkeli selvensi henkilöstölahjojen verotuskäytäntöä. Yksi muistamisen arvoinen seikka on lahjojen käsittely yrityksen kirjanpidossa: henkilöstölahja on yritykselle verotuksessa vähennyskelpoista kulua, mutta arvonlisäveron vähennysoikeutta ei ole. Mielellään vastaamme kaikkiin aiheeseen liittyviin kysymyksiin ja teemme teille ehdotuksen miten Kiitoskauppa voisi palvella teitä henkilöstölahjoihin liittyen. Lähteenä artikkelia kirjoitettaessa käytettiin Verohallinnon ohjeistusta.